Инновационные процессы перехода на электронный документооборот и быстрое увеличение количества электронных документов задают новые тенденции и ставят перед архивом организации задачи накопления, организации и учета, обеспечения сохранности и целостности электронных документов.

В рамках этих тенденций республиканское унитарное предприятие «Национальный центр электронных услуг» («НЦЭУ») со 2 мая 2018 г. презентует новое «облачное» решение – автоматизированную информационную систему (АИС) «Ведомственный архив».

АИС  «Ведомственный архив» представляет собой программно-технический комплекс, автоматизирующий процесс деятельности архива и предназначенный для архивной обработки и ведения архива электронных документов в государственных органах и иных организациях.

Доступ к системе осуществляется посредством web-интерфейса, а для организации отсутствует необходимость иметь в штате технических работников, занимающихся администрированием серверного оборудования и баз данных.

АИС  «Ведомственный архив» имеет заключение государственного учреждения «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» (ГУ «БелНИЦЭД») о тестировании на соответствие функционала системы по приему и хранению документов в электронном виде (электронных документов) требованиям законодательства Республики Беларусь по архивному делу и делопроизводству.

Использование такой системы позволит осуществить быстрый переход на полный электронный документооборот, включая документы свыше 10 лет и постоянного срока хранения, а в ближайшем будущем – передавать электронные документы на постоянное хранение в Национальный архив электронных документов.

Основные функции АИС «Ведомственный архив»:

• прием и передача электронных документов;
• классификация и типизация электронных документов;
• проверка корректности (форматы, права доступа) входных пакетов, запросов и др.;
• поддержка мета-описаний, физических и логических взаимосвязей электронных документов;
• централизованное долговременное хранение электронных документов;
• обеспечение целостности и подлинности электронных документов
• в течение всего срока хранения;
• поддержка юридической значимости хранимых электронных документов;
• автоматизированный поиск и оперативная выдача экземпляров документов по запросу;
• каталогизация электронных документов.

Подробную информацию о подключении услуги можно получить в РУП «НЦЭУ»